Comment optimiser son temps, en Junior-Entreprise comme dans son travail ?

Impact Icam vous donne tous ses trucs et astuces

#gestion #optimisation #productivité #temps

“So much to do, so little time”

En tant que Junior-Entrepreneurs, nous sommes tous très actifs : nos études et nos engagements associatifs prennent beaucoup de temps. Il est donc important de bien s’organiser pour ne pas louper un rendez-vous client et d’être efficace pour rendre, en temps et en heure, un dossier… On parle alors de productivité.

Comment optimiser son temps ?

Être productif, ce n’est pas être occupé chaque seconde de sa vie, mais c’est faire ce qui compte vraiment : répondre à nos objectifs personnels ainsi qu’à ceux de la Junior. Deux choses peuvent nous empêcher d’être prolifiques : les distractions et le multitâche.

Qui n’a pas connu cette après-midi au local durant laquelle vous aviez plein de choses à faire pour, au final, se rendre compte que vous n’avez pas du tout été productif-ve ? En cause, les constantes interruptions qui vous ont détourné de votre tâche : « Tu peux me donner ton avis sur l’affiche pour la conférence ? », « Tu peux me relire ce mail pour X, s’il te plaît ? », « Tu as pu imprimer ce papier ? ». Vous levez le nez de votre ordinateur, vous donnez votre avis, vous retournez à votre travail, mais impossible de vous souvenir où vous en étiez précisément. Vous recevez un SMS et ainsi de suite… Vous connaissez la chanson.

Règle n°1 : Fuir les distractions

Si vous souhaitez être réellement efficaces, essayez au maximum de vous couper de toutes les distractions possibles. Mettez vos appareils en mode silencieux et restez concentrés sur votre objectif.

Il existe une fausse croyance qui consiste à penser que nous sommes deux fois plus efficaces en faisant deux choses à la fois. C’est complètement faux ! Seulement 2 % des personnes sont capables d’accomplir deux tâches en même temps aussi bien que si elle n’en faisait qu’une seule. En effet, d’après des recherches de l’université de Stanford, pour les 98 % malchanceux, le multitâche diminue leur productivité de 40 % et leur QI de 10 points. La leçon ? Une seule chose à la fois, restez bien concentrés sur une seule tâche et c’est là que vous gagnerez du temps.

Règle n°2 : Commencer, c’est réussir

Envie de continuer sur cette lancée ? Certaines lois s’appliquent au temps et mieux les connaître vous permettra d’être plus productif.

La première est scientifique : la loi d’inertie, autrement appelée la 1ère loi de Newton. Elle postule qu’« un objet au repos reste au repos, ou s’il est en mouvement conserve une vitesse constante, sauf s’il est soumis à une résultante des forces extérieure non nulle ». Qu’est-ce que cela vient faire ici ? La réponse est simple : lorsque l’on se met au travail (comme lorsque l’on se met au sport !), le plus dur est de démarrer. Une fois que nous sommes lancés, l’exercice est toujours plus facile et il suffit de continuer. Parfois, nous n’arrivons pas à débuter quelque chose parce que la tâche nous paraît trop grande. L’astuce ? Trouver la plus petite étape pour commencer et le reste se fera naturellement.

Règle n°3 : S’imposer des deadlines

Par ailleurs, la loi de Parkinson nous dit que « tout travail tend à se dilater pour occuper tout le temps qui lui est imparti ». Tant que nous aurons du temps à allouer à une tâche spécifique, elle ne sera jamais terminée parce que nous nous dirons toujours « J’ai le temps ! ». Un conseil ? Imposez-vous des deadlines qui soient réalistes mais qui vous permettent d’aller à l’essentiel.

Règle n°4 : Aller à l’essentiel

Enfin, notre dernière loi, celle de Pareto, qui est d’abord une loi économique, s’applique aussi au temps : « 80 % du résultat est créé par 20 % des efforts que vous fournissez ». On a trouvé de quoi se simplifier la vie, n’est-ce pas ? Encore une fois, il faut aller à l’essentiel et éviter de se perdre dans les détails qui ne produisent pas de résultats et qui vous épuisent. Soyez rigoureux mais pas perfectionnistes, ne perdez pas de temps inutilement.

Ces règles énoncées, voyons quelques astuces concrètes pour aller plus loin : trois techniques de productivité concrètes et efficaces.

La to do list

Fréquemment, il arrive que vous soyez débordés, vous essayez de vous concentrer sur votre tâche mais vous n’arrêtez pas de penser « Il faut que je fasse ceci, il faut que je fasse cela… ». Vous êtes stressés par tout ce que vous avez à faire et vous avez peur d’oublier quelque chose. C’est simple : posez-vous, prenez un papier et un stylo et listez toutes les choses que vous avez en tête. Mettre par écrit les tâches que vous avez à faire vous aidera. Utilisez ensuite ces notes, priorisez et rayez ce qui est fait : vous avez une to do list simple mais fonctionnelle.

Se fixer des horaires de travail

Bloquer des plages horaires dans son agenda pour travailler sur une tâche bien précise peut aussi très bien fonctionner, notamment lorsqu’un projet n’a pas de deadline – il est parfois difficile de s’y mettre parce qu’on a des choses plus urgentes à faire. C’est un peu comme prendre un rendez-vous avec soi-même, cela permet de rester maître de son emploi du temps plutôt que de subir les urgences qui arrivent les unes après les autres pour, au final, nous occuper toute la journée.

Pour finir, voici une dernière technique efficace pour se concentrer et avancer : la méthode Pomodoro. En italien, pomodoro signifie « tomate » et c’était souvent la forme et la couleur du minuteur de cuisine des foyers en Italie. Cette technique consiste à régler un minuteur sur 25 minutes et à travailler en étant absolument concentré sur une tâche. Quand le minuteur sonne, on s’octroie 5 minutes de pause avant de s’y remettre. Après 4 Pomodori (25 min + 5 min), on peut profiter d’une plus grande pause et se récompenser pour le travail accompli. Cette méthode est vraiment efficace si on a du mal à rester concentré-e et si on se laisse facilement distraire par son téléphone – ou tout autre chose !

Il existe encore beaucoup d’autres techniques qui ont été théorisés : GTD, ZTD… Pour vous, l’essentiel est de trouver le système qui vous convient et qui vous permet d’accomplir les choses qui sont réellement importantes pour vous, tant pour votre travail en Junior que dans vos études.

Sources :
Multitasking undermines our efficiency, study suggests, American Psychological Association
Loi de Parkinson, Cyril Northcote Parkinson
La loi de Pareto, Antoine Delers
www.pomodoro-technique.fr

CONTENU ASSOCIÉ